Documentos para clínica de estética: como elaborar documentos que preservem a sua segurança e a segurança do paciente

Uma clínica de estética para ser considerada legalizada precisa obedecer às normas jurídicas rígidas e às legislações da Vigilância Sanitária. Essa burocracia é fundamental para garantir a segurança jurídica do negócio e do paciente. Entre as regras a serem seguidas estão a emissão de diferentes tipos de documentos que devem ser entregues aos clientes como registros de informações sobre os serviços prestados e orientações antes e depois do procedimento.   

Os documentos essenciais são:

• Contrato de prestação de serviços;
• Termo de consentimento;
• Termo de autorização de uso de imagem;
• Termo com orientações pré e pós procedimentos;
• Prontuário do paciente;
• Ficha de anamnese

Este artigo abordará estratégias para elaborar documentos que assegurem a confidencialidade e integridade das informações na área da estética, além daqueles que tratam da prestação de serviços.

Como adotar uma política de gestão de documentos para clínica de estética?

Ao adotar uma gestão eficaz de documentos, as clínicas de estética não apenas mantêm a eficiência operacional, mas também preservam a segurança do paciente e cumprem as regulamentações de privacidade. Por isso, os documentos devem ser bem formulados para terem validade jurídica. 

Para não ter problemas futuros, empresários do setor devem buscar profissionais especializados em documentações voltadas para negócios do segmento estético. Além disso, é fundamental estabelecer uma política de gestão documental. 

Este é o primeiro passo para garantir a segurança dos documentos em uma clínica de estética. O procedimento inclui protocolos para a criação, armazenamento, acesso e descarte seguro de documentos de todo tipo. Para que tudo seja feito de forma correta, é importante que a clínica qualifique toda equipe sobre essas diretrizes.

Por que criar protocolos que preservem a clínica e o paciente?

O segmento estético tem crescido muito no Brasil e isso traz grandes oportunidades para profissionais e empresas do setor. De acordo com Euromonitor International, o Brasil é o quarto principal mercado de beleza e cuidados pessoais do mundo, ficando atrás de Estados Unidos, China e Japão. 

A tendência é que esse setor cresça ainda mais no país, já que os brasileiros têm se cuidado cada vez mais. O Brasil sempre foi um exemplo quando o assunto é beleza e cuidados pessoais e, com o aumento do envelhecimento, estima-se que o mercado de estética se fortaleça nos próximos anos. 

Segundo dados do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), a previsão é que até 2060, 25,5% da população brasileira seja maior de 65 anos. Isso significa que haverá um aumento na procura por hábitos mais saudáveis, atividades de bem-estar e procedimentos estéticos.  

Para acompanhar essa realidade, novas tecnologias e procedimentos estéticos serão desenvolvidos, principalmente para possibilitar tratamentos menos invasivos e de rápida recuperação. Sem falar que também haverá um aumento significativo no surgimento de clínicas estéticas. 

Esse boom do mercado tem criado ainda mais necessidade de se proteger juridicamente, a fim de evitar processos e fechamento do negócio. Esteticistas, biomédicos, farmacêuticos, entre outros profissionais da área da saúde e bem-estar, devem estar munidos de documentos legais, como aqueles que autorizam os procedimentos. 

Por isso, esses fatores são imprescindíveis. Estar munido de documentos que comprovem a autorização dos serviços, que expliquem como será o procedimento e as orientações do pré e pós procedimentos comprova que o paciente estava ciente de todas as etapas do tratamento e que autorizou a clínica a seguir com as técnicas previamente informadas. 

Os documentos de consentimento informado são cruciais em procedimentos estéticos. Eles devem ser claros, abrangentes e compreensíveis para os pacientes. Esses documentos devem detalhar os riscos associados aos tratamentos, garantindo que os pacientes tenham informações completas antes de concordar com qualquer procedimento. 

Os protocolos de documentos são necessários para evitar problemas legais contra a clínica, caso algum cliente insatisfeito com o resultado queira processar o profissional. 

Como garantir a segurança dos documentos?

Além de garantir que os pacientes tenham todas as informações necessárias sobre os procedimentos e as suas autorizações para a prestação do serviço, a clínica estética precisa manter esses documentos preservados. 

Para isso é necessário contar com sistemas de armazenamentos seguros. Uma das formas de manter a integridade documental é investir em plataformas digitais que evitem o acesso de pessoas não autorizadas a dados sensíveis do paciente.  

A melhor maneira de garantir a segurança documental é contar com a criptografia de dados e a implementação de senhas que ajudem a proteger as informações sensíveis. Além disso, é fundamental realizar backups regulares para prevenir a perda de dados por qualquer eventualidade.

Outra prática importante é o controle de acesso. Ao estabelecer níveis de acesso aos documentos, nem todos os funcionários terão acesso irrestrito a todas as informações. Esse controle é essencial para manter a confidencialidade e para prevenir o uso indevido de informações por parte da equipe.

Reforce a segurança dos documentos de clínica estética 

Hoje  em dia, é necessário adotar diferentes medidas quando o assunto é documentos para clínica estética. Mesmo investindo em sistemas digitais com criptografia, a segurança documental deve ser reforçada com auditorias. 

Conduzir auditorias regulares nos procedimentos de gestão documental é crucial. Isso permite identificar quaisquer falhas no sistema, garantindo que as políticas estão sendo seguidas corretamente e que os documentos estão seguros. Correções podem ser implementadas de forma proativa com base nos resultados das auditorias.

Outra maneira de garantir a integridade do documento, é treinar  a equipe. Manter os colaboradores atualizados com as melhores práticas em gestão documental é fundamental para o bem-estar do negócio. 

Oferecer treinamentos regulares sobre políticas de privacidade, segurança de dados e ética profissional assegura que todos estejam cientes de suas responsabilidades na preservação da segurança documental. 

Ao colocar todas essas nossas dicas empáticas, a sua clínica ganhará credibilidade no mercado e entre os clientes. A boa reputação pode tornar a sua empresa uma referência no setor, atraindo novos clientes.