Problemas com a agenda da sua clínica? Faça Isso!

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Problemas com a agenda da sua clínica? Separamos algumas dicas para você.

Em muitos casos, a causa do baixo desempenho do atendimento é a agenda caótica, onde não é possível saber quais são os pacientes a serem atendidos, em que horário e dia, etc.

Essa desorganização gera vários problemas, desde a produtividade até a fidelização dos clientes. Por isso, é preciso que sejam tomadas medidas para melhorar o atendimento.

Nesse artigo, você vai ver quais são os principais problemas causados por uma agenda clínica bagunçada e o que fazer para reverter a situação, a fim de melhorar o rendimento dos profissionais e ambiente de trabalho.

Continue lendo para mais informações!

Problemas causados por uma agenda clínica caótica

Quando a agenda está cheia de problemas, o ritmo de toda a equipe é afetado. Desde o atendente ao profissional de estética, a falta de organização acaba causando vários atritos, como choques de horário ou janelas no agendamento.

Os choques de horário atrapalham todo o andamento da clínica, pois em vários casos — principalmente quando vários profissionais dividem salas na clínica — dois profissionais têm consultas marcadas no mesmo horário e na mesma sala. Essa situação, entre outras, acaba diminuindo a produtividade do profissional, que precisa resolver mais esse problema, que poderia ter sido evitado com uma agenda organizada.

Além disso, as janelas são tempo desperdiçado e são muito recorrentes, sendo principalmente causadas por uma agenda caótica. Esse tempo que é inutilizado poderia dar lugar a um atendimento mais curto, por exemplo.

Em decorrência disso tudo, outro problema muito grave e comum é a insatisfação dos pacientes, que são realmente prejudicados pela falta de organização. Isso porque não é só a clínica que precisa encontrar um horário para o atendimento, mas o paciente também precisa adaptar sua rotina para encaixar o tratamento na agenda.

Dessa forma, quando o horário ou o dia marcados não são cumpridos, o paciente tem motivos de sobra para procurar um concorrente. Assim, quando isso acontece, fica mais difícil fidelizar os pacientes, principalmente se os erros são recorrentes.

Para evitar estes problemas, algumas atitudes podem ser tomadas. Confira a seguir como organizar a agenda e aumentar o desempenho da clínica.

O que fazer para organizar a agenda da clínica

Agenda online: Para organizar toda a rotina de uma clínica, a agenda manuscrita, apesar de muito utilizada, não é, nem de longe, a melhor opção. Hoje em dia, existem diversos sistemas integrados para organização de agendas. Assim, todo o cadastro dos pacientes é feito rapidamente, bem como o agendamento das consultas.

Um bom sistema integrado resolve aquele problema do qual falei anteriormente, o choque de horários e salas, visto que o sistema avisa quando existem esses choques e dão a possibilidade de marcar outro horário.

Além disso, é muito difícil perder as informações utilizando um sistema preparado para agendamentos, diferente da agenda manuscrita. Com um bom sistema, todas as informações ficam asseguradas e a chance de acontecerem erros é muito menor.

Confirmação do agendamento: A fim de evitar problemas com o agendamento, confirmar a consulta com o paciente um dia antes é muito importante. Caso o paciente cancele a consulta, é possível encaixar outra pessoa, que já estava na lista de espera. Assim, não sobra tempo vago, que, como já mencionado, diminui a produtividade.

Intervalos entre agendamento: Entre cada paciente, o ideal é deixar um período de intervalo de, em média, 20 minutos. Esse tempo é importante para que o profissional possa higienizar a sala e separar a ficha do cliente, assim o cliente não perde tempo esperando.

Histórico dos pacientes: Conhecer os pacientes também é fundamental para organizar a agenda. Quando o atendente dispõe de todos os históricos, fica mais fácil saber quanto tempo durará o procedimento, de que a pessoa irá precisar, entre outras coisas. Dispondo de todas estas informações, o atendente pode alternar procedimentos mais longos e mais curtos, a fim de encaixar tudo perfeitamente na rotina da clínica.

Neste artigo você viu os problemas que uma agenda clínica bagunçada podem trazer ao desempenho. Além disso, conferiu dicas importantes para melhorar a organização e, consequentemente, a produtividade.

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